A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat
1.
Pengertian
surat
surat adalah setiap
tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan
penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi
tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat
komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim
maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian
menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna
kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam
bahasa administrasi di sebut tata persatuan.
2. Fungsi Surat.
a. sebagai wakil dan
pengirim surat ( wakil instansi )
b. sebagai bahan pembukti;
c. sebagai pedoman untuk
mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
e. sebagai sarana untuk
memperpendek jarak.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Menurut Sifatnya
1) Surat pribadi (prive)
Adalah
surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.
a) Macam-macam surat
pribadi:
-
Surat
pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua,
kakak, dsb
-
Surat
pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak
masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb
b) Ciri-ciri surat pribadi
-
Gaya
bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa
sehari-hari
-
Tidak
ada sistematika penyusunan surat yang baku
-
Pesan,
amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat
-
Tidak
memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya
c) Manfaat menulis surat
pribadi
-
Pesan
dapat tersampaikan meskipun jarak jauh
-
Mempererat
tali persaudaraan
-
Sarana
latihan menulis efektif
2) Surat niaga
Adalah
surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk
kepentingan niaga.
a) Macam-macam surat niaga
-
Surat
permintaan penawaran
-
Surat
penawaran
-
Surat
pesanan
-
Surat
pengiriman barang
-
Surat
pengakuan penerimaan pembayaran
-
Surat
pengaduan
-
Surat
keberatan
-
Surat
permintaan penangguhan pembayaran
-
Surat
tagihan
-
Surat
edaran
-
Surat
promosi penjualan
-
Surat
telegram dan penegasannya
3) Surat dinas
Adalah
surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal
kedinasan.
a) Macam-macam surat dinas
-
Surat
dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian
-
Surat
dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran
b) Ketentuan penyusunan
surat dinas
-
Surat
dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
-
Kata-kata
asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa
Indonesia.
-
Gunakan
kata-kata yang nyata dan positif.
-
Hindari
pengulangan kata / kalimat yang sama.
-
Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang
dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
-
Alamat
surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila
pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
-
Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang
dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal
diikuti dengan nama pejabat tersebut.
-
Pengganti
untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”
-
Surat
tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
-
Surat
diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.
b. Menurut jangkauannya.
1) Surat intern, yaitu
surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau
surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu
surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari
pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).
c. Menurut prosedur
pengurusannya.
1) Surat masuk, yaitu surat
yang di terima dari instansi lain.
2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada
instansi lain.
d. Menurut urgensi
pengirimannya.
1) Surat sangat
segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada
hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
2) Surat segera, yaitu
surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2
x 24 jam;
3) Surat biasa, yaitu surat
yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan
yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.
e. Menurut keamanan isinya.
1) Surat sangat rahasia ( biasa
diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat
hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke
tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
2) Surat rahasia ( biasa diberi
kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan
martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara,
atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.
3) Surat
terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat
diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya.
Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah
atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.
4) Surat biasa disingkat
(B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai
dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang
tidak berhak mengetahuinya.
f. Menurut jumlah
penerimaannya.
1) Surat Biasa, yaitu bila
yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);
2) Surat Edaran, yaitu
surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi;
3) Surat Pengumuman, yaitu
surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.
g. Menurut tujuannya.
1) Surat Pemberitahuan,
yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang
banyak.
2) Surat Perintah, yaitu
surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan )
kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan
sesuatu tugas tertentu.
3) Surat Peringatan, yaitu
surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan ,
kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan
melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.
4) Surat Permintaan, yaitu
surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau
perbuatan untuk keperluan sipembuat surat
5) Surat Panggilan, yaitu
surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya
seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui
sipengirim surat.
6) Surat Susulan, yaitu
surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ).
7) Surat Keputusan, yaitu
surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya
dikeluarkan oleh pimpinan.
8) Surat Perjanjian, yaitu
surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk
melaksanakan sesuatu.
9) Surat Izin, yaitu surat
keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau
fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk
suatu periode tertentu.
10) Surat Laporan, yaitu surat
yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.
h. Menurut wujudnya.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Telex
8) Surat pengantar
B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh
suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
Surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani
surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat.
Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan
dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian tersebut antara lain:
1.
Surat
dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak
rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
3.
Surat
sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur
Manfaat yang diperoleh
jika ditangani dengan baik:
1.
Surat
akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan
surat jelas
3. Surat akan tersimpan
baik sehingga mudah untuk ditemukan
4.
Rahasia
akan terjaga
C. Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola
yang digunakan:
1.
Pola
sentralisasi
Merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha
atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh
bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar.
Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidak
memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini
2. Pola desentralisasi
Pola ini mempunyai ciri,
kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor.
Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola
ini banyak dipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat
dalam penanganan administrasinya.
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat
1.
Baki
surat (tray)
Alat ini berguna sebagai
tempat dari berkas surat yang ada.
2. Buku agenda surat masuk
dan keluar
Buku ini harus
disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda
3. Kartu kendali, lembar
pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus
disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan
untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar
4. Secretaries desk file
Kumpulan map dengan kode
jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya
5. Alat tulis
Pulpen, pensil,
penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
6. Kertas dan amplop
Kertas dengan kop surat
atau kertas polos dan amplop
7. Alat pembuka surat
Pisau, gunting atau yang
elektrik dengan mesin pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima
dan perusahaan
9. Formulir tanda
terima/buku ekspedisi
Formulir tanda terima
digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola
sentralisasi
10. Lembar disposisi
Untuk mencatat transaksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola
sentralisasi
E. Sistem Pengurusan Surat
Sistem pengurusan surat
masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:
1.
Sistem
buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali
(sistem pola baru modern)
3.
Sistem
takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI
Sistem buku agenda sudah
ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah
digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun
1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga
Administrasi Negara
Tidak ada komentar:
Posting Komentar